Conditions générales de Languages & Travel

Languages & Travel ayant le statut d’une agence de voyages (lic. A 1602), nous adhérons aux conditions générales des agences de voyages.   Vous pouvez téléchargez ici le texte de la loi du 16 février 1994 régissant le contrat d’organisation de voyages et le contrat d’intermédiaire de voyage.  Au terme de la loi, Languages & Travel est un organisateur de voyages.

Conditions particulières de Languages & Travel

Inscription et paiement

Pour vous inscrire à un séjour linguistique organisé par Languages & Travel, il vous suffit de compléter notre bulletin d’inscription en ligne.    Votre inscription sera traitée après réception d’un acompte d’au moins 30% de la somme totale (référez-vous au devis que nous vous avons éventuellement fait parvenir ou aux prix mentionnés sur le site pour le programme que vous avez choisi) avec un min. de € 500.  Dans le cas d’un séjour incluant un vol dont le prix approximatif est d’au moins € 1000, votre acompte devra impérativement couvrir le montant du vol.  Le solde doit être payé au plus tard un mois avant le départ pour nous permettre à notre tour de payer tous les prestataires relatifs à votre séjour linguistique.

En cas d’inscription tardive (moins d’un mois avant le départ), le montant total de la facture sera réglé au moment de l’inscription.

Les frais d’inscription et de suivi Languages & Travel s’appliquent pour toute réservation (si vous vous inscrivez pour plusieurs séjours au cours d’une même année, ils ne s’appliqueront qu’une seule fois) :

– court séjour (jusqu’à 4 semaines) : € 100

– long séjour (de 1 mois à 1 an) : € 200

Pas de frais d’inscription en cas d’achat de prestation unique d’assurance médicale ou de transport.

Ces frais d’inscription couvrent notamment :

– Ouverture d’un compte Dropbox personnel à l’inscription dont le lien vous sera communiqué peu avant votre départ et qui contiendra toutes les confirmations et documents relatifs à votre séjour

– Toutes les réservations des prestations que vous aurez réservées auprès de Languages & Travel

– Les éventuels documents de séjour (version papier) remis lors d’un rendez-vous pré-départ (à défaut, un lien vers votre compte Dropbox personnel vous sera envoyé, voir ci-dessus)

–  Le suivi effectué pendant le séjour (réponses aux questions, mails…) 

– Toute demande d’attestation avant ou après le séjour (inscription établissement scolaire, ONEM…).

Les prix

Nos prix sont fixés en général pour toute une année calendrier sauf en cas de révision en cours d’année du fait de variations sensibles dues aux cours de change des devises étrangères contre Euro.  Ces prix sont indiqués pour chaque programme sur notre site ou sur le devis fourni en cas de demande particulière.

Certaines activités et excursions sont facultatives et proposées au prix coûtant par nos partenaires.  Les repas sont inclus ou ne le sont pas en fonction de la formule d’hébergement choisie.  Quant au transport, celui-ci n’est jamais compris dans nos prix (du fait des différentes saisonnières très fortes, en fonction du taux de remplissage des vols, lignes régulières / « low costs », prix du kérosène, taxes d’aéroport variant en fonction des taux de change…).

Les assurances voyages… parce que cela n’arrive pas qu’aux autres !

Même si Languages & Travel et ses partenaires mettent tout en oeuvre pour rendre votre séjour le plus sûr et le plus confortable possible, une maladie ou un accident n’est jamais à exclure.  Cela peut même arriver avant votre départ.  Languages & Travel a choisi pour vous les meilleures polices d’assurance sur le marché qui limiteront les frais :

1/ Avant votre départ : assurance annulation

Imaginez-vous un instant que vous tombiez malade juste avant votre départ et que vous soyez dans l’incapacité de partir.  Pas de panique.  Grâce à l’assurance annulation, la totalité des sommes versées et / ou dues, à l’exception de la prime d’assurance elle-même et des frais d’inscription et de suivi de Languages & Travel, vous sera remboursée.    La prime s’élève à 4% du montant total.  A souscrire absolument au moment de l’inscription, après c’est trop tard !  Prime min. de € 25, max. € 250.  Voir frais d’annulation ci-dessous en cas d’annulation de votre séjour et si vous n’avez pas souscrit à une assurance annulation.  Les cas de fraude, double réservation, fausses informations ne sont pas couverts par l’assurance annulation. Certificat du médecin ou preuve d’échec scolaire exigés.

2/ Pendant votre séjour : l’assurance médicale

Vous êtes malade sur place et consultez un médecin.  Vous avez un accident, quel qu’il soit.  Vous causez des dommages à un tiers (personne ou matériel).  Cela peut se produire surtout si vous partez pour un séjour de longue durée, si vous vous déplacez sur place, si vous exécutez des jobs ou un stage.   Rassurant de savoir que votre assurance médicale fera ce que vous attendez d’elle : prendre en charge les soins médicaux (gardez les reçus si vous devez avancer l’argent), couvrir les frais d’hospitalisation, vous rapatrier, etc.

Prix (personnes jusqu’à 35 ans) :

€ 34 par mois (€ 12 par semaine) : Union Européenne. Garanties en complément de la Sécurité Sociale si vous êtes en possession de la carte européenne d’assurance maladie

€ 39 par mois (€ 15 par semaine) : monde entier, et à destination de l’Union Européenne pour ceux qui ne possèdent pas la carte européenne d’assurance maladie

Prix (personnes âgés de plus de 35 ans, max. 69 ans) :

€ 39 par mois (€ 15 par semaine) : Union Européenne. Garanties en complément de la Sécurité Sociale si vous êtes en possession de la carte européenne d’assurance maladie.

€ 45 par mois (€ 18 par semaine) : monde entier, et à destination de l’Union Européenne pour ceux qui ne possèdent pas la carte européenne d’assurance maladie.

Passeports et visas

En tant que ressortissant de l’Union Européenne, une carte d’identité en cours de validité suffit pour tout séjour en Europe.  Hors Europe, il faudra disposer absolument d’un passeport en cours de validité.  Ces deux documents s’obtiennent auprès de l’administration communale dont dépend votre domicile.  Comptez une bonne semaine à 10 jours pour obtenir ces documents.

Pour les mineurs (moins de 18 ans), ils devront avoir avec eux le jour du départ une autorisation de sortie du territoire légalisée par la commune (ou par un notaire / avocat).  Le passeport vaut autorisation parentale.

Les autorités d’immigration britannique exigent en outre une autorisation parentale traduite en anglais pour les mineurs.  La plupart de nos écoles partenaires vous fourniront ce document.

Les autorités américaines exigent en outre que vous complétiez en ligne une autorisation de voyage appelé ESTA, peu importe votre âge.  Rendez-vous sur ce site pour faire le nécessaire en ligne AVANT votre départ : http://www.esta.us/francais.html.  Le coût est de US$ 14.

Les autorités canadiennes exigent (à partir du 15/03/16) que vous fassiez une demande en ligne d’autorisation de voyage appelée AVE.  A faire avant votre départ.  Cliquez ici pour faire le nécessaire. Le coût est de CAD $ 7.

Certains pays en fonction de la durée des cours suivis ou du nombre d’heures de cours par semaine (US) exigent un visa étudiant couvant toute la durée des cours suivis.  Tenez compte du temps nécessaire pour obtenir le visa (consultez-nous) au moment de votre inscription.  Pour certains visas, mieux vaut compter min. 1 mois avant de l’obtenir.

Tous les frais de visa et de passeport sont à votre charge.

Frais d’annulation

Dans le cas où vous annulez votre séjour linguistique, voici les frais qui vous seront portés en compte si vous n’êtes pas couvert par une assurance annulation :

1/ Plus de 30 jours avant le départ : 30% du montant total de notre facture.

2/ Entre 8 et 30 jours avant le départ : 50% du montant total de notre facture.

3/ Moins de 8 jours avant le départ ou « no show » (non utilisation du séjour / non présentation le jour du départ) : 100% du montant total de notre facture.

Les frais d’inscription et de suivi ne sont pas remboursables en cas d’annulation.

Frais suite à une modification de votre dossier à votre initiative

Toute modification de votre dossier à votre demande après réservation initiale (changement de destination, de formule, d’école, de cours, de transport…) entraînant du travail supplémentaire au niveau administratif sera facturée € 100 pour couvrir nos frais de personnel et administratifs.  Tout changement demandé ne sera opéré qu’après réception du montant, en fonction des disponibilités et sous toute réserve d’éventuels frais supplémentaires facturés par les partenaires, compagnies aériennes, etc.  Toute demande de changement se fera par écrit (mail, courrier, fax).

Le code de conduite

Si, malgré des avertissements, vous outrepassez les règles de bonne conduite en vigueur auprès de nos organismes partenaires, vous risquez un renvoi en Belgique à vos frais et sans compensation aucune pour la durée du séjour restante.  Mais nous n’en arriverons pas là, nous l’espérons !

Assurance insolvabilité financière

Languages & Travel, le preneur d’assurance, est assuré auprès de la compagnie d’assurance AMLIN contre le risque de sa propre insolvabilité financière.  Ceci est une obligation légale pour toute agence de voyages.   Ceci veut dire concrètement qu’Amlin garantit la poursuite de votre voyage ou votre rapatriement en cas de faillite de Languages & Travel pendant votre séjour.  Toute somme payée avant votre départ à Languages & Travel vous serait remboursée toujours dans le cas où Languages & Travel ne pourrait plus respecter ses obligations envers vous avant le début de son voyage.  Une raison de plus de faire confiance à Languages & Travel plutôt qu’à un organisateur qui travaillerait sans le statut d’agent de voyages.  Soyez donc vigilant !

Merci d’avoir pris le temps de lire nos conditions générales et particulières en espérant avoir été le plus complet possible.

D’ores et déjà, un excellent séjour linguistique !